Tous les professionnels doivent faire face un jour à ce problème. C’est même assez fréquent de devoir rappeler à ses clients qu’ils sont une ou plusieurs factures non encore acquittées. Lorsque cela devient monnaie courante, ou qu’il s’agit de factures importantes, cela peut faire basculer votre entreprise. Ne laissez pas un problème de trésorerie s’installer et réagissez vite.
Utiliser la diplomatie
Dans un premier temps, ne paniquez pas. La majeure partie des factures impayées sont de simples oublis. Dans la plupart des cas, envoyer un courrier, un e-mail ou appeler votre client suffit à réparer cette erreur dans les plus brefs délais. C’est pour cette raison que votre lettre de rappel doit être rédigée dans des termes très diplomatiques avec des mentions de ce type : « sauf erreur de notre part… »
Relancez dans les formes
Si votre client n’a pas réagi à votre rappel, il est temps de relancer dans les formes. Cette étape s’appelle la mise en demeure de paiement. Premièrement, le ton est ici plus ferme, car il s’agit de lui rappeler ses obligations. Deuxièmement, c’est une condition préalable de forme à toute introduction d’affaire en justice. C’est pour cette raison que cette lettre doit comporter certaines mentions obligatoires et qu’elle doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception. Généralement, on demande au client de s’acquitter de sa facture dans les 15 jours ouvrés suivant la réception du courrier.
Faire appel à une société de recouvrement
Si malgré vos rappels vous restez toujours sans nouvelles de votre client, il est temps d’agir. Cependant, devoir se lancer dans les procédures juridiques quand on n’est pas sensibilisé à ce type de problème peut devenir un véritable cauchemar pour les entreprises. Si vous n’avez pas de service contentieux, il est utile de faire appel à une société de recouvrement. Ces cabinets sont spécialisés dans ce domaine et prennent en charge vos dossiers de la lettre de relance au tribunal.